Выпадающие списки в Microsoft Excel незаменимы при создании объемных таблиц, работе с базами данных. В чем же конкретно заключается удобство этого инструмента?
Зачем нужны такие списки
Если при заполнении таблицы некоторые данные периодически повторяются, нет необходимости каждый раз вбивать вручную постоянное значение — например, наименование товара, месяц, ФИО сотрудника. Достаточно один раз закрепить повторяющийся параметр в списке. Зачастую, некоторые ячейки списка защищены от введения посторонних значений, что снижает вероятность допустить ошибку в работе. Таблица, оформленная таким образом, выглядит аккуратно.
В статье я расскажу, как в Экселе сделать выпадающий список в ячейке и как с ним работать.
Формирование выпадающего списка
Один из распространенных примеров использования выпадающих списков — интернет-магазины, в которых вся продукция распределена по категориям. Такая структура облегчает пользователям поиск по сайту. Рассмотрим наглядно:
Все товары, перечисленные в таблице, нужно отнести к категории «Одежда». Чтобы создать выпадающий список для этого перечня, потребуется выполнить следующие действия:
- Выделить любую ячейку, в которой будет создан список.
- Зайти на вкладку «Данные», в раздел «Проверка данных».
- В открывшемся окне выбрать вкладку «Параметры», а в перечне «Тип данных» вариант – «Список».
- В появившейся строке необходимо указать все имеющиеся наименования списка. Сделать это можно двумя способами: выделить мышкой диапазон данных в таблице (в примере – ячейки А1-А7) или вбить названия вручную через точку с запятой.
- Выделить все ячейки с нужными значениями, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт «Присвоить имя».
- В строке «Имя» указать наименование списка – в данном случае, «Одежда».
- Выделить ячейку, в которой создан список, и вписать созданное имя в строку «Источник» со знаком «=» вначале.
Итоговый результат выглядит так. Это самый простой вариант выпадающего списка. В зависимости от версии Excel, действий может быть больше или меньше, но в целом, инструкция универсальна для любой программы. Также, такие списки хорошо выглядят с переносами в ячейке.
Как добавлять значения в список
Иногда возникает необходимость дополнить уже имеющийся перечень. В раскрывающемся списке все новые пункты отображаются автоматически при добавлении. Однако чтобы связать диапазон ячеек с добавленным вновь элементом, список требуется оформить в виде таблицы. Для этого нужно выделить диапазон значений, найти на вкладке «Главная» пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой понравившийся стиль, например:
В дальнейшем фиксированный список будет пополняться каждый раз при подстановке нового значения:
