В процессе работы любого предприятия возникает потребность в ведении различных отчетностей, заполнении большого объема документации. Упростить выполнение подобных задач позволяет система ЭДО, которая позволит существенно снизить трудозатраты и избежать ошибок.
Недостатки использования бумажной документации
Прежде, чем более подробно ознакомиться с преимуществами, которые дает использование электронного документооборота, целесообразно изучить самые распространенные проблемы, связанные с бумажной документацией. К их числу следует отнести сложность заполнения документации, из-за которой значительно возрастает вероятность ошибок, способных повлечь убытки для предприятия.
Кроме того, всегда существует риск порчи или утери документа, что делает использование бумажных носителей небезопасными. Также следует упомянуть высокие налоговые риски, необходимость регулярных визитов в офис, что делает использование бумажных документов затратным и трудоемким процессом.
Преимущества ЭДО
Оптимальным решением для любой компании, вне зависимости от её специализации представляется использование специализированных систем. Они обладают множеством преимуществ, главным из которых является простота поиска и заполнения документации, благодаря чему, удается значительно повысить продуктивность работы и сократить затраты.
Помимо существенного увеличения скорости расчетов, следует упомянуть и другие преимущества ЭДО. К их числу можно отнести:
- удобный интерфейс, посредством которого можно без труда получить доступ к нужным документам в минимальные сроки;
- снижение вероятности ошибок при заполнении бумаг;
- уменьшение затрат на расходные материалы.
Благодаря внедрению ЭДО предприятие может существенно увеличить продуктивность работы и высвободить ресурсы на решение приоритетных задач. Подобного рода системы включают все необходимое для структурированного хранения и ведения документооборота, что дает возможность максимально автоматизировать процесс.
Система ЭДО станет идеальным вариантом при проверках со стороны налоговых структур, поскольку она предусматривает возможность быстрого получения доступа к перечню необходимых документов.
Также значительно упрощается доставка нужных бумаг при взаимодействии с различными организациями, что позволяет упростить и ускорить взаиморасчеты. Система регистрирует все действия с документом, что позволяет сделать работу полностью прозрачной.